Pointage des salariés : que dit la loi ?
Décompter le temps de travail est une obligation dès que les horaires varient. Voici ce que la loi impose, ce qu'elle autorise (badgeuse, mobile, Face ID, géolocalisation) et les conditions CNIL et RGPD à respecter, expliquées simplement.
- L'employeur doit pouvoir décompter et prouver les heures travaillées
- Le moyen de pointage est libre, tant qu'il est fiable et proportionné
- Biométrie et géolocalisation sont permises, mais très encadrées
Guide général, pas un conseil juridique. Pour une décision engageante, reportez-vous aux sources officielles.
L'obligation de fond : décompter le temps de travail
Le code du travail n'impose pas une pointeuse à toutes les entreprises, mais il impose à l'employeur de pouvoir décompter la durée du travail, surtout quand les salariés ne suivent pas tous le même horaire collectif affiché. En cas de litige sur des heures supplémentaires, c'est ce relevé qui fait foi. Sans décompte fiable, l'employeur se retrouve démuni.
- Horaires variables, temps partiels, travail posté : le décompte individuel devient nécessaire.
- La forme est libre : relevé papier signé, tableur, badgeuse ou application, du moment que le relevé est sérieux et vérifiable.
- Le salarié doit pouvoir accéder à ses propres heures ; le relevé se conserve plusieurs années.
- Un tableur repris à la main reste valable, mais il est fragile : versions multiples, oublis, ressaisie pour la paie.
Ce que la loi autorise, et à quelles conditions
Badgeuse, application mobile, reconnaissance du visage, géolocalisation : la plupart des moyens sont permis. La question n'est pas « est-ce autorisé ? » mais « est-ce proportionné et déclaré ? ». Six repères pour rester dans les clous.
Information et transparence
Chaque salarié doit être informé du dispositif de pointage, de sa finalité et de ses droits avant sa mise en place. Rien de caché ni de rétroactif.
Proportionnalité
Le moyen choisi doit rester adapté au but poursuivi. On collecte le strict nécessaire pour décompter les heures, pas pour surveiller les déplacements.
Consultation du CSE
Quand il existe, le comité social et économique est consulté avant la mise en place d'un outil qui traite des données de temps de travail.
Registre RGPD et durée
Le traitement figure au registre, avec une finalité, une base légale et une durée de conservation limitée. Le salarié accède à ses propres relevés.
Biométrie encadrée
Face ID et Touch ID qui restent sur le téléphone du salarié sont un usage courant. Constituer une base d'empreintes côté employeur suppose un cadre strict et une analyse d'impact.
Géolocalisation en dernier recours
Le géorepérage n'est admis que si aucun moyen moins intrusif ne convient. Vérifier la présence sur site au pointage, oui ; pister les trajets, non.
Géolocalisation et biométrie : les deux points sensibles
Ce sont les deux sujets sur lesquels la CNIL est la plus stricte, car ils touchent à la vie privée et à des données protégées. Les traiter à la légère expose à des sanctions.
- La géolocalisation pour contrôler le temps de travail n'est admise qu'en l'absence de moyen moins intrusif. Vérifier une présence sur le lieu de travail au moment précis du pointage est bien plus défendable qu'un suivi de trajet permanent.
- Les données biométriques sont particulièrement protégées. Un Face ID ou Touch ID qui reste sur le téléphone du salarié relève de l'usage normal de l'appareil ; constituer une base d'empreintes côté employeur suppose une analyse d'impact et un cadre strict.
- Dans tous les cas : information préalable des salariés, consultation du CSE quand il existe, inscription au registre des traitements et durée de conservation limitée.
- En cas de doute, choisissez le dispositif le moins intrusif qui atteint le but : c'est le principe de minimisation du RGPD.
Comment Staff gère un pointage propre
Staff est pensé pour décompter les heures sans construire de fichier de surveillance. Le pointage se fait depuis le téléphone du salarié, confirmé par la présence sur site et par Face ID ou Touch ID, sans qu'aucune donnée biométrique ne remonte de votre côté. Les détails sur la page pointage des salariés.
- Vérification de présence au moment du pointage, pas de suivi de trajet continu.
- Face ID et Touch ID restent sur l'appareil du salarié : aucune empreinte stockée côté employeur.
- Heures réelles calculées seules, écart avec le prévu affiché, export paie sans ressaisie.
- Données hébergées en Europe, accès filtré par rôle, aucune publicité ni revente.
Questions fréquentes sur le pointage et la loi
Le pointage est-il obligatoire pour un employeur ?
Il n'existe pas d'obligation générale d'installer une pointeuse, mais l'employeur doit pouvoir décompter et prouver le temps de travail de chaque salarié, en particulier quand les horaires ne sont pas les mêmes pour tous. Le décompte devient une vraie contrainte dès qu'il y a des horaires variables, des heures supplémentaires ou du travail posté. La forme (papier, tableur, badgeuse, application) est libre, tant que le relevé est fiable et vérifiable.
La géolocalisation des salariés est-elle légale ?
Elle peut l'être, mais elle est très encadrée. La CNIL considère que géolocaliser un salarié pour contrôler son temps de travail n'est admis que si aucun autre moyen ne le permet. Le dispositif doit être proportionné, limité au temps de service, déclaré dans le registre des traitements et précédé de l'information des salariés et de la consultation du CSE. Vérifier une simple présence sur le lieu de travail au moment du pointage est moins intrusif qu'un suivi de trajet continu, qui lui est bien plus difficile à justifier.
Peut-on utiliser Face ID ou une empreinte pour pointer ?
La reconnaissance faciale et l'empreinte relèvent de données biométriques, particulièrement protégées par le RGPD. Une nuance compte : quand la donnée reste sur le téléphone du salarié et sert seulement à déverrouiller l'appareil (Face ID, Touch ID), c'est l'usage courant du smartphone, pas un fichier biométrique constitué par l'employeur. Constituer une base d'empreintes côté employeur, à l'inverse, suppose une analyse d'impact et un cadre strict. En cas de doute, préférez un facteur qui ne stocke aucune donnée biométrique de votre côté.
Combien de temps faut-il conserver les relevés d'heures ?
Les documents de décompte du temps de travail se conservent généralement pendant plusieurs années au titre du droit du travail, et le salarié doit pouvoir accéder à ses propres données. Les données de pointage ne doivent pas être gardées plus longtemps que nécessaire à cette finalité. Fixez une durée de conservation claire et documentez-la dans votre registre des traitements.
Ce guide vaut-il conseil juridique ?
Non. C'est une synthèse générale pour vous orienter, pas un avis adapté à votre situation. Les règles évoluent et dépendent de votre convention collective, de votre effectif et de votre organisation. Pour une décision engageante, appuyez-vous sur les sources officielles (service-public.fr, travail-emploi.gouv.fr, cnil.fr) et, au besoin, sur un conseil qualifié.
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